介護業務の負担を大幅に軽減！介護システムの導入で得られるメリットやデメリットなどを紹介！

介護システムとは、介護現場で発生する事務作業を対象にICT（デジタル化）を通じて業務効率化を実践するシステムのことです。
介護システムの導入自体、政府が旗手となって積極的に進捗されてきました。
その理由として介護を必要とする利用者が急増している現実があります。
介護業界では人材不足が慢性化しており、限られた人的リソースのなかで利用者のニーズに応えるのは大きな負担となってきました。
介護システムこそ原状の改善に期待できる可能性を秘めているのです。

介護現場で導入が進む介護システムとはどのようなものか？

介護現場でも近年では介護システムの導入が進んでいますが、そもそもどういった内容でどのようなメリットがあるのでしょうか。
介護現場でも特に大きな問題となっているのが、人材不足による職員の負担が大きくなることです。
介護システムを導入することによって、事務作業を効率化することができるので、その分職員の負担を減らすことができます。
例えば利用者の健康状態を記録する場合、従来だとまず紙に記録してその後にパソコン入力するのが一般的でしたが、介護システムならスマートフォンやタブレット端末に1回の入力で済ませることができます。
また介護システムだと情報を連携しやすいのも大きなメリットの1つです。
例えば体調が悪くなり一時的に入院が必要になった人や、退所後も定期的に短期で利用する人たちもいるわけですが、そのような利用者の把握も容易に行えるようになります。
もちろん従来の確認や連絡作業に時間を割く必要もなくなるので、職員にへの負担も少なくなります。

医療機関や施設の介護システム導入事例

介護現場で介護システムの導入とスタッフ間で活用されて定着させるには、実際の導入事例を参照するのが有益です。
どれほどすぐれた介護システムでも、スタッフ間で利便性が認識されて定着しなければ画餅に帰するほかありません。
まず紹介するのは、介護システムと連動させたアプリを入れたスマートフォンをスタッフに持たせることで、いつでも介護記録を作成できるようになったというものです。
スタッフがきがついたときに、いつでもリアルタイムで入力することが可能になりました。
入力の抜けやモレを未然に防止し、リアルタイムで最新の情報をスタッフ同士で共有することが可能になりました。
次は見守りロボットと組み合わせて、介護システムを導入したというものです。
見守りロボットは、利用者がベッドから離床したり普段とは異なる呼吸状態になった状況を検知するなど、利用者の変化を探知し介護したっふに通知してくれます。
つきっきりでなくても状況変化をリアルタイムに把握できることは利用者の安心感にもつながります。

介護システムで負担が軽くなる業務

介護システムを導入すると、様々な介護に関わる業務の負担を軽くすることができます。
例えば、介護システムを導入すると、事務作業の負担を軽くすることが可能です。
介護業務では介護記録などを作成しなければいけませんが、介護システムを使えば、タブレットやスマートフォンで記録をつけることもできるようになり、事務作業にかかる時間を減らすことができるようになるでしょう。
介護システムによっては、入居者の見守りができるようになるものもあります。
見守りロボットなどと連携して、もしも入居者がベッドから離れたり落下した場合、自動で通知してくれたりする機能があるものが出ています。
これを使えば、巡回などにかかるコストをかなり軽減できるのではないでしょうか。
また、入居者の排泄のタイミングを通知してくれるシステムを備えているものもあります。
これがあれば、入居者により質の高い介護サービスを提供することができます。
このように、システムを上手に使えば、事務作業以外の負担軽減も可能です。

介護システムを導入しても変わらない部分

介護システムを導入することで事務作業の削減や迅速な情報連携など、従来までの業務を大きく効率化させることが可能となります。
そうすることで職員の負担軽減や施設のコスト削減にも繋がるので、より質の高い健全な経営ができるようになります。
ただ介護システムを導入したからと言って、これまでの業務全てが変わるというわけではありません。
当然ながら変わらない部分もありますし、そこを念頭に置いた上で導入するかどうかを考えなければなりません。
例えば入居者の健康状態のチェックや記録に関しては、これまで通り人の手で行う必要があります。
介護システムはあくまでも記録した入力作業を効率化することが目的なので、そこに至るまでは従来通り職員が直接確認しなければなりません。
また入居者の介助やコミュニケーションも今まで通り行いますし、むしろ事務作業が減ったことでそちらに重点を置くケースも増えるでしょう。
介護システムで変わる部分と変わらない部分を上手く組み合わせることで、介護業界に大きな変革をもたらします。

ケアレスミスやヒューマンエラーを防ぐ介護システム

介護システムは、介護現場における各種事務作業を全体的に支援するためのアプリケーションを指します。
最近では、クラウド上で管理するスタイルが主流になってきました。
クラウド上で管理することで、アプリケーションのメンテナンスやバージョンアップ作業における業務の停止を最小限にとどめることが可能です。
バックアップしている事務作業の中には、介護職員だけでなく病院の医師や看護師との意思疎通も含まれます。
紙を介さない介護システムを使用すれば、伝達漏れやタイムラグによる処置の遅延を最小限に止められるために、利用者に対する適切な対処をヒューマンエラーによって行えないという事態を防止することが可能です。
また、血圧や体温や血糖値などのバイタルデータが２４時間自動で介護システムに送られて記録されるために、転記ミスや転記漏れなどのケアレスミスをなくすことも可能です。
利用者の状態の把握が適切に行われるために、夜間の巡回の負担を軽減し、効果的にケアできます。

介護システムでスタッフ間の情報を共有

介護の仕事においては、スタッフ間での情報の共有が欠かせませんが、実際は情報共有があまり上手くいっていないケースが少なくありません。
入居者に関する申し送り事項がちゃんと引き継ぎスタッフに伝達されておらず、適切な介護がなされなかったばかりにトラブルに発展するということがよく起きています。
このような事態を改善するのに介護システムは有用です。
介護システムを導入すれば、タブレットやスマートフォンなどから介護記録や申し送り事項などにすぐにアクセスできるようになるため、ちゃんと記録さえつけておけば、口頭で伝達しなくても必要な情報が共有されるようになります。
介護システム導入で気をつけたいのが、すべての従業員がシステムをしっかり使いこなせるように教育しておくことです。
システムを上手く使いこなせないと、宝の持ち腐れになってしまい、情報共有も上手くいきません。
年輩者などは、最初は介護システムに拒絶反応を示すことがありますが、実際に使ってみると利便性に気づき抵抗感が薄れるものです。

施設経営の効率化にも威力を発揮する介護システム

介護システムは施設経営の効率化に大きな効果を発揮することができます。
具体的には以下のような効果が期待できます。
介護システムを導入することで、スタッフが行う日々の業務を効率化することが可能です。
例えば記録や服薬管理、食事管理などの業務をシステム上で行うことで、手書きの書類や紙ベースの管理から解放されます。
これによりスタッフがより効率的に業務を行うことができ、時間的余裕が生まれます。
スタッフ同士や利用者とのコミュニケーションを円滑にする機能が備わっていることが多いです。
スタッフ同士で情報共有を行ったり、利用者とのコミュニケーションを記録したりすることができます。
これにより情報漏れやミスが減り、スタッフ同士の連携がスムーズになります。
サービスの品質向上にもつながります。
利用者の健康状態や日々の生活状況をシステム上で管理することで、健康管理やサービスの改善につながるでしょう。
手書きの書類や紙ベースの管理から解放されることにより、紙や印刷コストを削減することができます。
スタッフの業務効率が向上することで、人件費の削減にもつながります。
以上のように介護システムは介護施設において業務の効率化や品質向上、経費の削減につながるでしょう。
今後も介護システムはより高度な機能が追加され、介護施設の運営に欠かせないものとなっていくでしょう。

スタッフの離職率低下にも効果がある介護システム

介護業界で大きな課題となっているのが離職率の高さです。
業務負担が大きいことから短期間で辞めてしまう人も少なくありませんし、それによって慢性的に人手不足に悩まされています。
そこで注目されているのが介護システムの導入で、介護業界も情報化を進めることで業務の効率化や負担軽減に役立てることができます。
介護システムを導入することで、職員の負担が少なくなれば離職率の低下にも大きな効果を発揮してくれます。
職員にとっては入居者の介護以上に大変なのが事務作業であり、これによって毎日遅くまで勤務したり残業が続いてしまうケースも多いです。
しかし介護システムを導入して事務作業を効率化できれば、その分職員の作業負担も減らすことが可能になります。
結果的に離職を防ぐことにも繋がり、人手不足を解消にも貢献してくれます。
また事務作業を減らすことで、その分職員同士や入居者とのコミュニケーションにも時間をかけることができるので、モチベーションの向上にも期待できます。

介護システムの選定時に比較するポイント

介護システムを選定する際に比較するポイントとしては以下のようなものが考えられます。
介護システムに必要な機能を備えているかどうかを確認します。
例えば日々のケアプランの作成、医療情報の管理、スケジュールの調整、連絡帳の作成などが含まれます。
介護施設やユーザーのニーズに合わせてカスタマイズ可能な機能があるかどうかを確認します。
これにより効率性や生産性が向上し、介護者とユーザーの満足度が高まります。
介護者やユーザーが簡単に操作できるかどうかを確認します。
システムが複雑であったり使い方が分かりにくかったりする場合、導入が難しくなる場合があります。
医療情報を含めた機密情報が漏洩しないよう、システムのセキュリティ性を確認します。
特に個人情報保護法などの法律に適合しているかどうかを確認する必要があります。
導入コストや運用コストが適正かどうかを確認します。
導入後のメンテナンスやアップデートにかかる費用も含め、全体のコストを把握しておく必要があります。
導入後のトラブルシューティングやサポート体制がしっかりしているかどうかも重要です。
システム導入後もサポートが継続的に提供されるかどうかを確認する必要があります。
これらのポイントを比較することにより、介護施設やユーザーに最適な介護システムを選定することができます。

介護システムの導入時に利用できる補助金制度

介護システム導入時に利用できる補助金にはIT導入補助金があります。
これは中小企業や小規模事業者に対して、その企業の抱える問題やニーズにあったITツールを導入する時に経費の一部を補助するという制度です。
この制度は、中小企業が今後抱えるであろう、働き方改革や被用者保険の拡大や賃上げ、インボイスの導入など、制度変更における対応をITツールで行い生産性向上を図ることへの補助を行うことを目標にしています。
これはA類型・B類型（金額により分かれる）の通常枠と、デジタル化基板導入枠の二種類に分かれています。
デジタル化基板導入枠は、インボイス制度を見据えて企業間取引のデジタル化を強力に推進するために、通常枠よりも補助率を引き上げて優先的に支援することが目的です。
この両方を同時に利用することが可能です。
介護システムを介護や医療施設が利用するのも、この要件に当てはまります。
クラウド上のWebサービスを利用するときにも、最大二年間分の料金が申請可能です。
ホームページ制作や広告宣伝費など申請できないものもあり注意が必要ですが、通常枠の補助率が２分の１、デジタル化基板導入枠で最大４分の３となっているので、上手に利用すれば導入コストを削減できます。

介護システム導入で加算される介護報酬

介護システムの導入は、介護報酬の加算対象となります。
介護報酬は、介護サービスの提供にかかる費用を補助する国の制度であり、介護事業者が介護サービスを提供するための資金調達の手段として利用されています。
介護システムを導入することで、介護作業の効率が向上することが期待できます。
例えば、データベース化された利用者情報やスケジュール管理機能によって、作業時間や手間が削減され、スムーズなサービス提供が可能となる場合があります。
この場合、効率の向上に対して加算される報酬があります。
また、システムを導入することで、利用者情報やケアプランなどがデータベース化され、複数の介護スタッフが共有できるようになります。
この場合、情報共有に対して加算される報酬が出てきます。
さらに、システムの活用によって、利用者の健康状態や介護予防に関する情報を収集し、適切なケアプランの策定や予防措置の実施ができれば、介護予防に対して加算される報酬があります。
介護システムの導入によって、上記のような報酬の加算が受けられる場合があります。
しかし、介護システムの導入には初期費用や運用費用がかかるため、費用対効果の検討が必要です。
また、報酬の加算についても、事業所の実態に合わせた適切な導入と運用が必要となります。

現場で操作をするスタッフへのサポートが介護システム導入の鍵

介護システムの導入は現場での作業効率化や情報共有の改善など多くのメリットがある一方で、スタッフがシステムを操作する上でのサポートが不十分だと、効果を最大限に引き出すことができません。
そのためスタッフへの十分なサポートが介護システム導入の鍵となります。
システムの操作方法や機能をスタッフに丁寧に説明し練習やトレーニングを行うことで、スタッフがスムーズに操作できるようにすることが大切です。
システムの操作方法やトラブルシューティングの方法などをまとめたマニュアルをスタッフに提供することで、必要な情報をいつでも確認できるようにすることが重要です。
疑問やトラブルが発生した場合にはスタッフがすぐに相談できるヘルプデスクを設置することが必要です。
スタッフが意見や要望を述べることができるフィードバックシステムを設置し、スタッフの声を聞きながらシステムを改善していくことが大切です。
介護システムの導入においては、スタッフだけでなく利用者やその家族に対する情報提供も重要です。
介護システムの利用目的やメリット、注意点などを説明し、利用者やその家族が安心してシステムを利用できるようにすることが必要です。

万全の対策を施したい介護システムからの情報漏洩

介護システムからの情報漏洩は、利用者や関係者の個人情報が漏洩することで、重大な問題を引き起こす可能性があります。
介護事業者は、こうした情報の漏洩を防ぐために万全の対策を施す必要があります。
リスクを最小限に抑えるためには、セキュリティ体制の強化が必要です。
パスワードの管理やアクセス制限の徹底、情報の暗号化やバックアップの実施など、情報セキュリティに関する方策を講じることが求められます。
さらに、社内の教育や意識改革も重要です。
情報の漏洩につながる行為や、セキュリティ上の問題点について、従業員に適切に説明することが必要です。
また、社員が個人情報の扱いに慣れ親しむために、定期的な研修やテストを実施することも効果的です。
さらに、第三者による情報へのアクセスを防ぐために、セキュリティ関連の外部業者を導入することも考慮してください。
例えば、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の認証を取得している企業に依頼することで、より高度なセキュリティ対策を実施することができます。
介護システムからの情報漏洩は、業務の信頼性やイメージを損なうだけでなく、法的な問題にもつながるため、対策を怠ることは許されません。
従業員全員が漏洩防止に対する意識を共有し、最新のセキュリティ技術を駆使して対策を実施することが必要です。

導入前に利用できる介護システムの無料試用版

介護現場では、利用者様や介護スタッフの負担を軽減し、より効率的な業務を実現するために、様々な介護システムが導入されています。
しかし、システムを導入する前にそのシステムの利用感や機能を確認することが大切です。
そのために、多くの介護システムでは、無料で利用できる試用版が提供されています。
導入前に利用できる介護システムの無料試用版は、導入前にそのシステムの機能や利用感を体験することができます。
通常の利用に必要な機能や画面表示を確認することができるので、実際の利用に向けての準備が可能です。
これは、介護スタッフがどの程度の時間で操作できるか、利用者様がそのシステムを使いやすいかといった利用者様やスタッフの評価の把握にも役立ちます。
無料試用版は、そのシステムが自分たちの施設に適しているかどうかを確認することもできます。
例えば、ある介護システムは特定の業務に特化していて、現場によってはあまり効果がない場合もあります。
施設の業務に合っているかどうかを確認することが必要ですし、利用者様の特性や状態に合わせたカスタマイズが必要かどうかもこの際に確認する必要があります。